شیرپوینت

در این مقاله از گروه تبلیغات و نرم افزاری کاپنا به شیرپوینت می پردازیم قبل از هر چیز اجازه بدهید تاریخچه پیدایش شیر پوینت را باهم بررسی کنیم.

تاریخچه شیر پوینت

شیر پوینت اولین بار در سال 2001 متولد شد و تا سال 2013 پنج نسخه از این زیر ساخت قدرتمند توسط شرکت مایکروسافت ارائه گردید. هر نسخه جدید از شیر پوینت، توانایی های بیشتری داشته و پاسخ کامل تری را به نیاز های کسب و کار در سازمان ها ارائه نموده است. روند توسعه و کارآمد ابزار های شیر پوینت و همچنین ارتباط و یکپارچگی آن با سایر نرم افزار ها  و زیر ساخت ها، دلیل اصلی انتخاب آن به عنوان یکی از زیر ساخت های اصلی سازمان توسط مدیران موفق بوده است. طبق آمار ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت روزانه بیست هزار نفر به کاربران شیرپوینت اضافه می شود. تاکنون بیش از 100 میلیون کاربر در حال استفاده از شیرپوینت هستند.

Share Point چیست؟

شیر پوینت یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. این پلتفرم یک امکان امن برای ذخیره سازی، سازمان دهی، به اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات را برای شما فراهم می کند و استفاده آسان و یادگیری سریع محبوبیت آن را دو چندان کرده است.

چرا سازمان شما به شیرپوینت نیاز دارد؟

شما ممکن است در مورد شیرپوینت شنیده باشید. ابزار و پلتفرم تعامل سازمانی که بوسیله ی شرکت مایکروسافت تهیه شده است. بسیاری از سازمانها به یک محیط یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود نیاز دارند اما نتوانسته اند که آن را پیدا کنند.

شیرپوینت به عنوان ابزار تعامل سازمانی و مدیریت فرآیندهای سازمان میتواند از همه جا قابل دسترس باشد. این قابلیت Mobility در شیرپوینت به این معناست که شما برای دسترسی به تمامی قابلیت های آن تنها نیاز به یک مرورگر وب دارید.

دلیل دیگر استفاده از شیرپوینت برای سازمان این است که شیرپوینت یک ابزار همه کاره است. بدین معنا که شما تمامی قابلیتهای یک ابزار مدیریت سازمانی را به یکجا و در قالب یک پلتفرم تحت وب در اختیار دارید.

ابزارهای جدید که وارد یک سازمان میشوند نیاز به آموزش و راه اندازی برای کاربر دارند. حال آنکه شیرپوینت مانند یک وب سایت اینترنتی در اختیار کاربر قرار دارد و مانند یک وب سایت میتواند با کاربران تعامل داشته باشد.

همچنین این پورتال میتواند به عنوان یک وب سایت اینتر نتی در اینترنت Publish شود و در دسترس قرار گیرد.

شیرپوینت علاوه بر این قابلیت ها، امکان ترکیب شدن با تمامی محصولات مایکروسافتی مانند مجموعه ی آفیس از جمله Word و Excel و … را داراست. علاوه بر این با وجود شیرپوینت افراد به صورت همزمان قابلیت کار بر روی یک سند مشترک را خواهند داشت.

توان شیرپوینت زمانی نمایان خواهد شد که با ابزارهای تعاملی سازمانی دیگر مانند Skype4Business و Exchange و …. ترکیب شود.

کیک شش تکه شیرپوینت چیست؟

تیم بازاریابی شیرپوینت 2010 امکاناتی را که ابزارهای نرم افزار شیرپوینت در درون سازمان ها فراهم می‌کنند را با اصطلاح چرخ شیرپوینت توصیف کردند البته واژه کیک شش تکه اصطلاح بهتری است و بیشتر در ذهن می ماند اما تکه های این کیک شیرپوینتی عبارتند از:

سایت‌ها: سایت ها یک محیط کاری موضوعی هستند و اولین بار که شیرپوینت پیکربندی می شود، سایت‌ها بدون نیاز به دانش خاصی قابل ایجاد می باشند.

انجمن‌ها: انجمن‌ها مـعمولا حـول مـحور یـک مـوضوع شکل مـی گیرند و بیشتر پیرامون دانش­های و فعالیت‌های مشترک، توسعه می یابند.

محتوا: شیرپوینت امکانی را فراهم می کند تا مدیریت اسناد و آیتم های کاری که نیاز به ذخیره سازی، جستجو، تعامل، مدیریت، مستندسازی، ویرایش، بازیابی و ردیابی را دارند بر اساس توافقات و یا قوانین یک سازمان، وجود داشته باشد.

جستجو: امکان جستجو در انجمن‌ها، افراد و یا سایت­های مرتبط و محتویات بر پایه کلمات کلیدی، پالایش اطلاعات و تحلیل محتوا وجود دارد.

بینش: اطلاعات می توانند در قالبی با موضوعات مفید از هر بخشی در سازمان تولید شود و اینگونه اثربخشی و کارایی آن بیشتر می شود.

ترکیبی: نرم افزار شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی داده ها، اسناد و فرآیندها را بدون نیاز به برنامه نویسی دارد و می تواند برنامه های کاربردی و ترکیبی را با استفاده از این قالبیت به وجود آورد.

شیر پوینت چه کار هایی می تواند انجام دهد؟

به طور کلی شیر پوینت می تواند پرتال ها و درگاه هایی فراهم کند که افراد سازمان شما بتوانند بنا به دسترسی هایی که برایشان تعریف شده به آن متصل شوند و به تعاملات کاری خود بپردازند مثل اینکه همه آنها در کنار هم قرار دارند. حال می توان بنا به نیاز، قسمت های مختلفی را برای افراد مختلف در این پرتال ها قرار داد. شما میتوانید از ویژگی مدیریت محتوای شیر پوینت استفاده کنید و کلیه محتوای سازمان خود با فرمت های گوناگون مانند Word، Excel، Power point، PDF و ... را در آن قرار داده و از ویژگی هایی مانند ویرایش همزمان چند نفر، نسخه بندی فایل ها، سطوح دسترسی، گروه بندی، فیلتر کردن و... استفاده کنید. از طرف دیگر از ویژگی های جستجوی قوی شیر پوینت استفاده کنید و در کلیه اطلاعات سازمان خود براحتی جستجو های پیشرفنه انجام دهید. مثلا جستجوی قرارداد هایی که با سازمان خاص منعقد کرده اید یا اسنادی که مربوط به یک ماه خاص از سال می باشند. از دیگر امکانات شیر پوینت می توان به امکان الکتریکی کردن فرم های کاغذی موجود و اتوماسیون سازی فرایندها و روال هایی که این فرم ها طی می کنند، اشاره کرد.

شما می توانید سایر مطالب ما را در گروه تبلیغات و نرم افزاری کاپنا دنبال کنید.

توسط گروه تبلیغاتی کاپنا - تاریخ : 27 بهمن 1398